Блог

Правила создания хорошей презентации

Стив Джобс как-то сказал: «Дизайн — это не то, как продукт выглядит и воспринимается. Дизайн — это то, как он работает». И мы в 3owls на все 100% согласны с этим утверждением.
2020.06.04
Технологии

Каждый раз садясь за подготовку новой презентации, наш специалист смотрит на этот график:

Это т.н. «кривая внимания», подготовленная на основе многочисленных психологических исследований. Из нее видно, что в первые 10 минут внимание человека снижается довольно медленно, а в период с 15 по 30 минуту скорость значительно уваливается. Потом уровень внимания снова начинает расти.

Какие выводы можно сделать из этого? Если у вас недлинная презентация, постарайтесь уложиться в 10 минут. Если же формат мероприятия предусматривает большие временные затраты, присмотритесь к кривой и разбейте свое выступление на отрезки по 15-20 минут. Какие-то важные мысли, которые вы хотите донести до слушателей, должны приходиться на окончание этих промежутков (своеобразные «контрольные точки»).

Есть смысл давать слушателями «отдыхать» в промежутках между «контрольными точками». Как? Например, пошутить, перейти к новой теме, задать вопрос или иным образом дать отвлечься от основной мысли и немного расслабиться.

Но не «кривой внимания» единой…

Мы в 3owls придерживаемся определенного перечня рекомендаций, позволяющих готовить эффективные презентации для любых проектов и готовы делиться с вами опытом.

В общем, берите и делайте.

Структура презентации — наше все

У какого бы эксперта вы ни спросили, любой ответит, что структура презентации включает 4 основных элемента:

  • Введение. Оно же — вступление.
  • Основная часть. Она же — обозначение проблемы или актуальных для презентации вопросов.
  • Кульминация или решение проблемы.
  • Заключительная часть и выводы.

А как распределить информацию между частями презентации?

Здесь тоже велосипед изобретать не придется. Есть конкретные и «обкатанные» не на одном проекте рекомендации.

Один из распространённых (и наиболее эффективных) подходов — использование закона композиции. Согласно ему распределение времени между частями презентации выглядит так: 20% на вступление 60% на основную часть и кульминацию и 20% на заключение. Не забываем при этом про кривую внимания!!!

А что включить в каждую из частей? Все зависит от целей презентации, описываемого товара (услуги), аудитории и ряда других факторов.

Вот несколько идей для каждой из частей:

Введение

Сюда часто размещают «презентацию презентации» (кратко, о чем она будет, каков регламент, продолжительность и другие вопросы). Также во введении может быть информация о докладчике (кто, какое отношение имеет к продукту или услуге, почему именно он). В эту часть часто включают какие-то интересные факты и события, связанные с темой доклада. Никто не запрещает начинать презентацию с шутки, комплимента аудитории или какой-то цитаты, относящейся к теме — все зависит от специфики аудитории.

Основная часть

Она посвящается проблеме, которая решается при помощи презентуемого продукта или услуги. Здесь можно привести результаты исследований, наблюдения, статистику и разместить прочую информацию по теме.

Решение проблемы

Здесь уже формируется предложение, презентуется товар или услуга, которая решает проблему, озвученную в предыдущей части. Часто здесь размещается призыв к действию.

Заключение

Эта часть посвящается выводам. Также здесь может кратко пересказываться основная мысль презентации. И да, здесь тоже зачастую размещается призыв к действию.

Со структурой разобрались. Но это не все. Чтобы сделать хорошую презентацию, нужно знать еще несколько «фишек».

Про аудиторию, ее «боли» и CJM

Перед подготовкой презентации мы в 3owls обязательно проводим исследование аудитории (что и вам советуем делать). По его итогам получаем ответы на следующие вопросы:

  • Как аудитория связана с темой, презентуемой услугой или товаром и какой у нее есть опыт по теме выступления?
  • Насколько слушатели «в теме», как глубоко они разбираются в рассматриваемых вопросах?
  • Кто из слушателей и в какой степени влияет на принятие решений?
  • При каких обстоятельствах будет демонстрироваться презентация?
  • Получите исчерпывающие ответы на эти вопросы и у вас будет серьезный «задел» для создания хорошей и интересной слушателям презентации.

CJM вам в помощь

Определить потребности, «боли», ожидания аудитории и найти к ней правильный подход при составлении презентации поможет такой инструмент, как CJM (Customer Journey Map или карта путешествия пользователя). Это обобщенный визуализированный опыт пользователя, история коммуникации с компанией с учетом мыслей, эмоций, целей, мотивов. Правильно составленная CJM поможет вам выявить потребности целевой аудитории, найти эффективные точки взаимодействия с ней, определить и убрать «барьеры». Глубоко изучив пользователя, вы сможете подготовить хорошую презентацию, которая попадет точно в цель (или в «боль»).

А теперь о технических вопросах и полезных практиках

Работа с аудиторией и грамотная структура презентации — это примерно 50% успеха. Не менее важны и технические моменты, которых немало.

Формат экрана и разрешение

Обязательно уточните, на каком экране будет демонстрироваться презентация. Что касается формата, распространены 2 варианта: 16:9 и 4:3.

Первый считается широкоэкранным. Его стоит выбирают для демонстрации файлов на ноутбуках и ЖК-экранах. Если презентация будет транслироваться при помощи проектора, это, скорее всего, формат 4:3.

Правильный выбор формата гарантирует эффективное использование всей площади экрана. Слайды смотрятся гармонично, поверхность задействуется рационально.

Если не знаете, при помощи каких средств будет организована трансляция, есть смысл подумать о подготовке 2 вариантов презентации.

Также нужно учитывать и разрешение слайда. Исходя из него подбираются размеры графических материалов. Наиболее распространены 2 варианта: HD (1280×720 пикселей) и Full HD (1920×1080 пикс.). Разрешение зависит от используемой вами программы для подготовки презентации. Например, у Power Point базовое значение — HD, а у Keynote Full HD. Картинки и другую графику нужно подбирать с учетом этих показателей, чтобы она могла растянуться на нужное разрешение.

Программы и сервисы для создания презентаций

Выбор средства для создания презентации — дело вкуса и уровня владения технологиями готовящего ее специалиста.

Мы рекомендуем рассмотреть следующие варианты:

Microsoft PowerPoint.

Один из самых распространенных инструментов. Показать презентацию, сделанную в PP, вы сможете практически где угодно (за редким исключением). С ней быстро разберется даже новичок. Еще один плюс — возможность запуска на довольно слабых компьютерах. Размер файла PPT или PPTX можно уменьшить в десятки раз при помощи специальных сервисов.

Keynote в сочетании с Pages.

Удобные и понятные инструменты для пользователей устройств от Apple. Один из плюсов — возможность использования всех плюсов «яблочной инфраструктуры», которая объединяет в себе различные устройства.

Figma.

Мощный сервис для создания онлайн-презентаций. Его возможности практически безграничны. Если освоить сервис на профессиональном уровне, с его помощью вы сможете создавать классные презентации быстрее, чем в любой другой программе.

И напоследок немного советов от американских военных

Зная, сколько США тратит на оборону и смежные области, можно говорить о том, что специалисты из этой сферы плохого не посоветуют. К примеру, в ВВС США есть целый гайдлайн по коммуникациям. В нем можно найти и практические советы по подготовке презентаций. И многие из них вполне себе подходят для коммерческих целей.

Вот некоторые полезные тезисы из этого документа:

Цвет имеет значение.

Специалисты советуют ограничиться в презентации 4-5 цветами. Набор цветов для всех слайдов документа должен быть одинаковым. Рекомендуется избегать сочетания красный+зеленый и синий+красный. И вообще, нелишним будет изучить семантику разных цветов и их восприятие на подсознательном уровне (это уже совет от 3owls).

Картинки, графики и таблицы.

Рекомендуется избегать таблиц на слайдах. Если информацию можно представить в другой форме (график, схема и пр.) — представляйте. Изображения ради изображений не нужны. Картинки рекомендовано использовать как дополнения к важной текстовой информации.

Правило 7*7 и другие рекомендации по тексту.

Гайдлайн советует размещать на слайде не более 7 строк, содержащих до 7 (включительно) слов. С поправкой на то, что слова в русском языке длиннее, для русскоязычных презентаций их количество в строке можно уменьшить до 5. Для всей презентации должен использоваться единый шрифт. Хорошо воспринимается выровненный по левому краю текст. Лучше избегать переносов слов.

Темп речи.

Он не должен быть постоянным. Рекомендуется менять темп в ходе презентации.

Видно, что создание презентации — это не «накидать текста и картинок на слайды». Этому должна прошествовать определённая работа с привлечением маркетологов и других специалистов. Важно грамотно спланировать структуру, выбрать подходящий инструмент (сервис), оформить слайды. И конечно, же многое зависит от спикера. Но это уже немного другая история.